Codice di condotta
Sommario
Premessa
Articolo 1 - Principi generali e Valori
Articolo 2 - Responsabilità verso i business partner
Trasparenza nelle comunicazioni con i clienti
Leggi sulla concorrenza
Rispetto e promozione della “cultura della legalità”
Articolo 3 - Rispetto della persona e responsabilità verso i dipendenti
Le nostre persone
Rispetto dei diritti umani
Pari opportunità e rispetto
Una forza lavoro diversificata
Igiene e sicurezza dei luoghi lavoro
Rispetto della normativa in tema di lavoro
Articolo 4 - Responsabilità verso l’Azienda
Rispetto della sicurezza
Rispetto dei beni e servizi aziendali
Rispetto della proprietà intellettuale
Protezione dei segreti commerciali
Privacy e tutela dei dati personali
Protezione della riservatezza
Evitare possibili conflitti di interesse
Uso dei social media
Articolo 5 - Ambiente e collettività
Articolo 6 - Contabilità e controllo
Articolo 7 - Istituzioni, enti pubblici e pubblici funzionari
Articolo 8 - Preservare e proteggere l’ambiente
Articolo 9 - Segnalare violazioni
Premessa
Il Codice di Condotta adottato dall’organo amministrativo della Società enuncia i valori dell’etica ed i principi di comportamento sulla base dei quali la Società informa la propria attività d’impresa.
Gli organi sociali, il personale dipendente, i fornitori, i clienti, i collaboratori e i partner della Società sono resi edotti delle previsioni del Codice di Condotta affinché le osservino e vi ispirino costantemente il proprio comportamento, in qualunque contesto essi siano chiamati ad operare con la Società.
Il Codice di Condotta ha lo scopo di garantire che tutti i dipendenti e tutti coloro che collaborano con la Società agiscano col massimo livello di integrità, rispettino le leggi vigenti e costruiscano un futuro migliore per la nostra società e la comunità in cui operiamo.
Funzione chiave del Codice di Condotta è aiutare l’intera Società a prendere decisioni quando le situazioni non sono chiare e contribuire a mantenere la rotta, fungendo da guida quando la strada da prendere è incerta visto che il nostro luogo di lavoro, come il mondo in cui viviamo, è dinamico, sta crescendo e cambiando, proponendoci ogni giorno nuove sfide. Il Codice di Condotta è, quindi, una risorsa preziosa che rispecchia chi siamo come Società.
All’interno della Società ci aspettiamo che tutti, inclusi i nostri partner, clienti, fornitori e appaltatori, lavorino in modo etico e trasparente, siano responsabili del proprio lavoro, in linea con il Codice di Condotta e con tutte le leggi e i regolamenti applicabili. Ognuno è quindi tenuto a leggere, seguire e comprendere il Codice di Condotta. Qualora si rilevino potenziali violazioni, dobbiamo agire e cercare aiuto in caso di dubbio.
Prendiamo sul serio il nostro impegno per l’integrità. Chiunque violi il Codice di Condotta o le nostre policies sarà soggetto ad azioni disciplinari, fino al licenziamento, in conformità con le leggi vigenti. Ogni eventuale violazione del Codice di Condotta sarà esaminata in modo imparziale ed equo dalla/e funzione/i competente/i. Qualsiasi dubbio in merito a un potenziale conflitto dovrà essere comunque sottoposto all’attenzione dell’ufficio Legal and Compliance.
Articolo 1 - Principi generali e Valori
La Società persegue la crescita dell’impresa costantemente osservando la legge e salvaguardando i valori della correttezza e dell’integrità.
Ogni scelta imprenditoriale della Società è finalizzata alla creazione di valore nel rispetto dei criteri di competitività e concorrenza, degli interessi della clientela e dei diritti dei soggetti coinvolti.
La Società non persegue scopi illeciti e non ricorre a mezzi illeciti per raggiungere propri obiettivi sia nei rapporti con le istituzioni, gli enti e i funzionari pubblici che nei rapporti con le imprese private, sia nei riguardi della collettività che nei riguardi di dipendenti, collaboratori, partners, fornitori e clienti; infatti la Società rifugge da ogni pratica fraudolenta, abusiva, collusiva o elusiva di norme e si adopera per evitare che dalla propria attività possano derivare danni ingiusti.
Nello svolgere le proprie attività la Società tiene conto delle realtà socio-economiche con le quali è chiamata ad interagire, così come tiene conto delle specificità sociali, economiche e culturali degli ambienti e dei contesti nei quali opera, pur assicurandosi che tale armonizzazione non costituisca motivo di inosservanza dei principi e dei valori cui la propria attività è improntata.
La Società è fortemente orientata verso uno stile di management partecipativo che si realizzi attraverso l'esempio, la fiducia, la comunicazione, la valorizzazione dei propri collaboratori, il tutto finalizzato alla costruzione di uno spirito di squadra, in modo tale che ciascun gruppo di lavoro sappia sempre esprimere un valore superiore alla somma dei singoli individui.
Articolo 2 - Responsabilità verso i business partner
Trasparenza nelle comunicazioni con i clienti
I nostri clienti sono la nostra priorità ed è per noi fondamentale ottenere la loro fiducia grazie ad una comunicazione trasparente, corretta ed accurata.
Leggi sulla concorrenza
La concorrenza è la base di un mercato sano e la Società è fortemente a favore di un mercato quanto più possibile libero, equo ed aperto; pertanto, nel suo operare all’interno del mercato la Società rispetta le regole e le leggi che tutelano la concorrenza, sia a livello nazionale, che a livello internazionale.
Rispetto e promozione della “cultura della legalità”
La Società agisce nel rispetto di tutte le normative vigenti, non tollerando attività che siano a favore della corruzione e per questa ragione pone in essere modelli di organizzazione, procedure interne e di controllo idonei a prevenire ed a contrastare qualsiasi comportamento illecito, promuovendo, inoltre, costantemente la “cultura della legalità” presso tutti i destinatari. Per perseguire questo principio cardine, la Società profonde il massimo sforzo, per quanto di sua competenza, per prevenire e contrastare la corruzione, il riciclaggio e ogni altra forma di criminalità.
Nessuno – amministratore, manager, o altri dipendenti, o collaboratori – può direttamente o indirettamente, dare, offrire, richiedere, promettere, autorizzare, sollecitare o accettare somme di denaro o altre utilità (inclusi omaggi o doni che esulino dalle normali consuetudini, eccedano il modico valore ovvero possano comunque condizionarne l’operato) in connessione con l’attività lavorativa svolta per la Società, prescindendo dal momento o dalla ragione.
Articolo 3 - Rispetto della persona e responsabilità verso i dipendenti
Le nostre persone
La Società considera l’unicità di ogni individuo, rispettando le diversità di tutti i dipendenti ed i collaboratori vari e garantisce ad ognuno pari possibilità di successo. Ogni rapporto di lavoro è basato sul rispetto dell’individuo, sulla correttezza, senza alcuna discriminazione dipendente da sesso, razza, credo religioso, condizioni di salute, opinioni politiche, età o stato civile, riconoscendo a tutti pari opportunità e ritenendo che l’apporto di ogni singolo individuo ai processi di lavoro rappresenti un elemento indispensabile e qualificante per lo sviluppo della Società e per la valorizzazione delle persone che in essa lavorano.
Rispetto dei diritti umani
Principio fondamentale per la Società è che tutti gli esseri umani meritino di essere trattati con dignità e rispetto; pertanto, la Società ritiene fondamentale il rispetto delle leggi sul lavoro e dei diritti umani, anche mediante la garanzia del rispetto dell’integrità morale e fisica del singolo individuo e della tutela della salute e della sicurezza dei propri collaboratori nei luoghi di lavoro.
Pari opportunità e rispetto
I nostri dipendenti provengono da background diversi e sono portatori di talenti e prospettive uniche per la Società. E’ per noi fondamentale rispettare la diversità dei nostri dipendenti ed assicurarci che tutti, sul luogo di lavoro, abbiano le stesse opportunità di realizzazione e successo. Tra i nostri obiettivi principali c’è quindi il formare e promuovere i nostri dipendenti sulla sola base delle loro qualifiche e dei loro meriti, indipendentemente da razza, colore, sesso, orientamento sessuale, identità di genere, lingua, religione, opinione politica o di altro tipo, nazione o livello sociale, disabilità, nascita o qualsiasi altra condizione.
Una forza lavoro diversificata
Tutti i membri della nostra forza lavoro meritano di essere trattati in modo equo e rispettoso. Manterremo l’ambiente di lavoro esente da molestie e altri comportamenti impropri. La Società non tollera alcuna attività che crei un ambiente di lavoro intimidatorio, discriminatorio, umiliante o offensivo.
Igiene e sicurezza dei luoghi lavoro
Garantire un luogo di lavoro sano e sicuro è fondamentale per il benessere dei dipendenti e dei collaboratori, per cui la Società assicura il rispetto di ogni norma di legge in tema di salute e sicurezza del lavoro; anche mediante l’adozione di decisioni ed il rispetto di principi e criteri fondamentali in materia di salute e sicurezza sul lavoro. Pertanto la Società garantisce:
- limitazione dei rischi;
- analisi e valutazione dei rischi evitabili;
- bilanciamento del lavoro all’uomo, in particolare per quanto concerne la concezione dei posti di lavoro e la scelta delle attrezzature di lavoro e dei metodi di lavoro e di produzione, in particolare per attenuare il lavoro monotono e il lavoro ripetitivo e per ridurre gli effetti di questi lavori sulla salute;
- considerazione e rispetto dell’evoluzione della tecnica;
- sostituzione di ciò che è pericoloso con ciò che non è pericoloso o che è meno pericoloso;
- programmazione della prevenzione, mirando ad un complesso coerente che integri nella medesima la tecnica, l’organizzazione del lavoro, le condizioni di lavoro, le relazioni sociali e l’influenza dei fattori dell’ambiente di lavoro;
- prioritizzazione delle misure di protezione collettiva rispetto alle misure di protezione individuale;
- impartizione delle adeguate istruzioni ai lavoratori.
Rispetto della normativa in tema di lavoro
La Società rispetta e si impegna a far rispettare anche dai propri fornitori la normativa vigente in materia di lavoro, con particolare attenzione al lavoro minorile.
Articolo 4 - Responsabilità verso l’Azienda
Rispetto della sicurezza
La Società ritiene fondamentale il rispetto dell’ambiente e della sicurezza, pertanto, si impegna a dare attuazione a tutti i principi ed alle norme che prevedono la tutela della salute dei lavoratori sul posto di lavoro e, ai sensi del T.U.81/2008, a garantire la massima sicurezza degli uffici per i dipendenti, collaboratori esterni ed ospiti delle sedi aziendali. Allo stesso modo la Società ritiene necessario ai fini di una sana e duratura collaborazione con i propri fornitori, che anche questi si impegnino al rispetto di tali valori.
Rispetto dei beni e servizi aziendali
I beni aziendali sono necessari per l’efficace svolgimento dell’attività lavorativa, pertanto, è necessari la protezione degli stessi. Per beni aziendali si fa riferimento sia ai beni fisici (e.g. attrezzature, impianti e scorte) verso i quali la Società invita ad un uso corretto salvaguardandoli da danni, guasti o rotture; sia ai beni elettronici (e.g. e-mail, accesso ad Internet, telefoni, pc, software e hardware) verso cui ogni dipendente è tenuto alla correttezza nell’utilizzo e nella custodia.
Rispetto della proprietà intellettuale
La Società garantisce la tutela dei marchi e segni distintivi ovvero di brevetti, modelli o disegni; garantendo il non utilizzo di diritti di proprietà industriale ovvero opere dell’ingegno di terzi al di fuori dei casi consentiti dalla legge. Tutti i dipendenti e collaboratori devono trattare con la dovuta riservatezza e proteggere le idee, i modelli e altre forme di proprietà intellettuale sviluppate nell’ambito dell’attività lavorativa aziendale, in relazione alle quali la Società potrà provvedere ad ottenere, a proprio nome, la copertura brevettuale o qualsiasi altro tipo di protezione dei diritti di proprietà intellettuale, fatti salvi i diritti individuali dei dipendenti e collaboratori riconosciuti dalla legge.
La Società s’impegna a non realizzare progetti e/o prodotti che possano risultare in violazione dei diritti di proprietà intellettuale di terzi ed a provvede affinché tra i suoi collaboratori interni ed esterni l’attività di duplicazione, riproduzione, detenzione, utilizzo, noleggio, distribuzione e diffusione delle opere coperte da diritto d’autore, sia effettuata in conformità alla legge sul diritto d’autore sia per la predisposizione dei materiali didattici sia per quanto riguarda l’utilizzo di video, software, immagini fotografiche, ecc.
Tutti i dipendenti e collaboratori sono vincolati al rispetto delle condizioni degli accordi di licenza in ogni caso in cui la Società sia autorizzata su licenza ad utilizzare le proprietà di un soggetto terzo.
Protezione dei segreti commerciali
Ogni dipendente o collaboratore ha il dovere di proteggere i segreti commerciali e le informazioni riservate. Suo onere sarà non mostrare, divulgare, diffondere, rivelare in alcun modo le prassi aziendali riservate o le altre informazioni ritenute come riservate.
Privacy e tutela dei dati personali
Nello svolgimento delle sue attività, la Società raccoglie una significativa quantità di dati personali ed informazioni riservate che si impegna a trattare garantendo il rispetto dei principi fissati dal Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e agendo secondo correttezza e nel massimo rispetto del diritto dell’interessato alla riservatezza e alla protezione dei propri dati. A tal fine la Società garantisce livelli elevati di sicurezza nella selezione e nell’uso dei propri sistemi informatici per il trattamento dei dati personali.
La Società garantisce inoltre di raccogliere e trattare i dati con integrità, evitando anche il solo possibile sospetto di condotta illegale o impropria.
Protezione della riservatezza
La Società rispetta le informazioni riservare dei nostri stakeholders, garantendo l’adozione di misure atte a mantenere la riservatezza; per questo motivo tratta con la massima cura e diligenza tutte le informazioni riservate, adottando ogni sorta di precauzione per evitarne la divulgazione non autorizzata.
Evitare possibili conflitti di interesse
Obiettivo primario della Società è far sentire i dipendenti e tutti i collaboratori come parte integrante e fondamentale dell’attività svolta; ciò però può comportare che il dipendente e/o il collaboratore possa essere coinvolto in un’attività o in una situazione portatrice di un conflitto di interessi tra questo e la Società, rendendogli così difficile il poter svolgere il suo lavoro in modo obiettivo ed efficace. Un conflitto di interessi, anche se solo sospetto, può danneggiare la Società e la sua reputazione, pertanto, tutti i dipendenti ed i collaboratori sono tenuti ad evitare i conflitti di interesse e a non utilizzare mai la posizione della società per ottenere vantaggi personali.
Per questa ragione ogni conflitto di interesse, anche se solo potenziale, deve essere immediatamente segnalato al proprio supervisor, o all’ufficio Human Resources, o all’ufficio Legal and Compliance o mediante altri canali messi a disposizione dalla Società.
Uso dei social media
I social media sono ad oggi un importante strumento per ottenere maggiore visibilità, creare e mantenere contatti con amici, familiari e terzi, ma anche un modo per presentarsi al mondo esterno.
Per questo la Società ritiene che sia importante utilizzare i social media in maniera appropriata e secondo buon senso, ricordando sempre che ciò che esprimiamo sui social media rispecchia chi siamo, come singole persone, ma anche come Società.
Articolo 5 - Ambiente e collettività
La Società assicura il rispetto di ogni norma di legge in materia di tutela dell’ambiente e del territorio; pertanto, garantisce che l’impiego di prodotti pericolosi avvenga nel rigoroso rispetto della regolamentazione vigente. La Società si impegna quindi ad adottare tutte le misure necessarie a evitare incidenti che possano recare danno alla collettività ed all’ambiente, garantendo così sempre la sicurezza dei prodotti e dei servizi offerti.
Articolo 6 - Contabilità e controllo
La Società assicura l’adeguatezza oltre che il corretto ed effettivo funzionamento dell’assetto contabile adottato, provvedendo alla regolare tenuta della contabilità ed alla corretta rilevazione nelle scritture contabili dei fatti di gestione, nel rispetto delle norme e dei principi regolatori.
Fondamentale è l’adozione di modelli di pianificazione e controllo coerenti e adeguati al proprio assetto contabile; pertanto, la Società garantisce che tutte le operazioni effettuate siano debitamente autorizzate, documentate, verificabili, legittime, coerenti, registrate e contabilizzate.
Tutti i processi di business adottati sono indice di gestionali improntati a rigorose analisi economiche e prudenti valutazioni dei rischi, a garanzia dell’ottimale impiego di beni e risorse.
La Società assicura la lecita provenienza del denaro, dei beni e delle utilità impiegati; ed assicura la corrispondenza dei bilanci d’esercizio alle risultanze delle scritture contabili e la loro conformità alle norme ed ai principi regolatori.
Articolo 7 - Istituzioni, enti pubblici e pubblici funzionari
Qualora i rapporti con clienti e fornitori coinvolgano rapporti con istituzioni, enti pubblici e con soggetti che esercitano pubbliche funzioni o prestano pubblici servizi, la Società assicura l’assoluto rispetto della legge, dei principi stabiliti dal Codice di Condotta e delle disposizioni del modello di organizzazione e gestione adottato.
La Società si astiene da ogni offerta, promessa o dazione di denaro o di altra utilità che possa condizionare l’adempimento dei doveri dell’ufficio o del servizio di un pubblico ufficiale o di un incaricato di pubblico servizio; inoltre si astiene da qualsiasi pratica fraudolenta in danno di ente pubblico e società o ente esercente pubbliche funzioni o pubblici servizi e da qualsiasi condotta finalizzata o comunque strumentale al conseguimento fraudolento e indebito di contributi, finanziamenti, sovvenzioni o altre erogazioni di istituzioni ed enti pubblici.
La Società assicura il corretto e puntuale impiego di contributi, finanziamenti, sovvenzioni e altre erogazioni di istituzioni ed enti pubblici e si astiene e censura qualsivoglia iniziativa atta a indurre amministratori, sindaci, dipendenti, collaboratori e terze parti in genere a non rendere dichiarazioni all’autorità giudiziaria o a rendere alla medesima dichiarazioni reticenti e/o mendaci.
Articolo 8 - Preservare e proteggere l’ambiente
La Società si impegna costantemente a ridurre al minimo l’impatto ambientale delle sue attività dirette e indirette nonché dei suoi prodotti. Nostro impegno costante è, infatti, lo sviluppo continuo di software e tecnologie che siano in grado di seguire la nostra linea di lavoro sempre più paperless oriented.
Tra i nostri principi vi è, infatti, quello di essere, in tutto ciò che facciamo, responsabili nei confronti dell’ambiente al fine di contribuire allo sviluppo di una società sostenibile.
Articolo 9 - Segnalare violazioni
Nel caso in cui il dipendente o il collaboratore sia testimone o venga a conoscenza di violazioni del Codice di Condotta, delle linee di condotta o delle procedure della Società, è tenuto a segnalare il fatto, salvo che le leggi locali dispongano diversamente.
Nella gestione e segnalazione dei dubbi relativi alle violazioni il dipendente può agire avendo a disposizione diversi livelli di azione:
- il proprio manager è la risorsa più vicina con cui potersi confrontare;
- laddove la questione riguardi però il proprio manager, il dipendente potrà rivolgersi al manager del proprio manager;
Inoltre, qualsiasi dipendente e/o collaboratore può sempre:
- rivolgersi all’ufficio Legal and Compliance;
- procedere con una segnalazione in forma anonima mediante gli altri canali messi a disposizione della Società.
Laddove la Società dovesse ricevere una segnalazione sarà tenuta ad avviare le dovute verifiche ed indagini, garantendo che le informazioni relative alle accuse di violazioni siano valutate dal management competente ed assegnate al livello indagine più opportuno.
Laddove all’esito delle indagini trovi conferma l’avvenuto comportamento scorretto, saranno definite adeguate misure correttive, indipendentemente dal livello o dalla posizione del soggetto coinvolto.
A meno che non sia vietato da legge locale, tutte le segnalazioni e/o le denunce posso essere effettuate in forma anonima.
Laddove la segnalazione/denuncia non venga effettuata in forma anonima, la Società si impegna a condividere le informazioni fornite e l’identità del segnalante solo se assolutamente necessario e solo con i responsabili delle verifiche e delle indagini e con coloro che dovranno intraprendere azioni correttive.
La Società non tollera e non tollererà mai alcun tipo di ritorsione nei confronti di chi, in buona fede, ponga in essere una segnalazione relativa ad una possibile violazione del Codice di Condotta.
Si specifica fin da ora che chiunque contrariamente a quanto sopra enunciato ponga in essere ritorsioni nei confronti di tali soggetti sarà sottoposto ad azioni disciplinari, tra cui anche il licenziamento.